Mit érdemes tudni szervezetének az Office 2010-ről?

Ismerkedjen meg a Microsoft Office legújabb verziójával, és tudjon meg többet arról, hogy az új szolgáltatások milyen lehetőségeket kínálnak a nonprofit szervezetek és könyvtárak számára.

Írta: Elliot Harmon és Jim Lynch

A Microsoft Office hatékonyságnövelő programcsomag, amely a világon szinte mindenütt jelen van az irodákban. A jogosult nonprofit szervezetek és könyvtárak a CivilTech-en keresztül nyújthatnak be Office csomagokra vonatkozó adománykérést, így csupán egy alacsony összegű szolgáltatási díjat kell fizetniük. Az Office 2010, az Office for Windows legújabb verziója 2010. júniusától elérhető.

Az Önök nonprofit szervezete vagy könyvtára készen áll arra, hogy Office 2010-re váltson? Lesz olyan új szolgáltatás, amelyik hasznos lesz a szervezet számára? Hatással lesz-e az Office 2010-re történő frissítés az Office régebbi verzióival vagy más hatékonyságnövelő programcsomagokkal való kompatibilitásra? Az alábbi cikkben röviden felvázoljuk az Office 2010 új szolgáltatásait. Ezután megvitatjuk a csomag által kínált együttműködési szolgáltatásokat és megvizsgáljuk, hogyan változtathatják meg ezek a szervezet munkafolyamatait, worklflowját. Végül pedig szemügyre vesszük az Office korábbi verzióival kapcsolatos kompatibilitási kérdéseket.

Új szolgáltatások az Office 2010-ben

Nehéz lenne felsorolni az Office 2010 által kínált összes új szolgáltatást, azonban kiválasztottunk néhány olyat, amely a nonprofit szervezetek és közkönyvtárak számára is érdekes lehet.

Co-Authoring (dokumentumok szimultán szerkesztése) és Office Web Apps

Az Office 2010 legjelentősebb változásai az együttműködés terén történt fejlesztések, történjen ez az együttműködés akár irodai környezetben, akár az interneten keresztül.

Fejlesztések a menüszalag felületen (H3)

Az Office 2010 néhány újítást tartalmaz a menüszalagon, http://en.wikipedia.org/wiki/Ribbon_%28computing%29, azaz azon az új típusú menün, amelyet a Microsoft az Office 2007-ben vezetett be. Az Office 2010 a gyakran használt funkciók gyors eléréséhez egyéni menüszalag fülek létrehozására ad lehetőséget.

Beillesztendő kép: http://i.msdn.microsoft.com/Cc872782.Ribbon01%28en-us,MSDN.10%29.png

Photo Editor (képszerkesztő)

Az Office 2010 tartalmaz egy egyszerű képszerkesztőt, amely a Wordből vagy a PowerPointból érhető el, és a grafikák gyors szerkesztését teszi lehetővé. Ez a képszerkesztő nem annyira fejlett, mint az Adobe Photoshop vagy a hasonló programok, azonban ha például csak a kép világosítására van szükség, kényelmes alternatívát kínál a komolyabb szoftverekkel szemben.

Videószerkesztés és exportálás

A PowerPoint 2010 egy videószerkesztő funkcióval bővült, mellyel módosíthatók a PowerPoint prezentációkba illesztett videók. Így például, ha egy hosszabb interjú PowerPoint file-ba illesztése után a prezentációban ennek csak egy rövidebb részét akarja felhasználni, a vágásokat elvégezheti a PowerPoint felületen is anélkül, hogy egy másik videószerkesztő alkalmazásba kellene váltani. Az új verzió egy „Export to Video” (videóba exportálás) funkcióval is gazdagodott, ami lehetővé teszi a PowerPoint prezentációk videókká alakítását és DVD-ra írását vagy internetes közlését videómegosztó oldalakon, mint például a YouTube-on.

Social Connector (H3)

Az Outlook 2010 segítségével kontaktjait, kapcsolatait szinkronizálhatja a népszerű közösségi oldalakon található kapcsolataival. Ha például valamelyik közösségi oldalon egy ismerőse frissíti telefonszámát, az Outlook címtár tükrözni fogja a változást. Értesülhet továbbá ismerőseinek státuszának frissüléséről és más online tevékenységeiről, üzeneteket tud küldeni és az Outlookon belülről is frissítheti a közösségi oldalakon található profiljait.

Ez a szolgáltatás számos nonprofit szervezet számára is igen hasznos lehet, segíthet áthidalni a közönséggel való interakció és a személyre szabottabb, közvetlen kérések közötti távolságot. A beta verzióban ez a szolgáltatás csak a szakmai közösségi oldallal, a LinkedIn-nel http://www.linkedin.com/ működik, azonban a teljes verzióban mind a Facebook, http://www.facebook.com/, mind a MySpace, http://www.myspace.com/ esetén lesz. További információkért kérjük tekintse meg a következő videót a szolgáltatásról, http://www.microsoft.com/office/2010/en/socialconnector/default.aspx, és olvassa el az Outlook team blogbejegyzését http://blogs.msdn.com/outlook/archive/2010/02/17/Outlook-Gets-Social-with-LinkedIn_2C00_-Facebook_2C00_-and-MySpace.aspx.

Beillesztendő kép: http://blogs.msdn.com/blogfiles/outlook/WindowsLiveWriter/OutlookGetsMoreSocialthankstoLinkedInFac_1244E/clip_image002_thumb.jpg

További információért az egyes termékek legújabb előnyeivel  kapcsolatosan kérjük, olvassa el a cikk végén található  „további források” fejezetet, ahol külső véleményeket is olvashat.

Az Office 2010 és együttműködés

Az Office 2010 legjelentősebb fejlesztései - amelyek egyben a legérdekesebb lehetőségeket kínálják a nonprofit szervezetek és a könyvtárak részére - azok, amelyekkel a szoftver a több felhasználó közötti együttműködést segíti. A Microsoft Web Apps segítségével egyszerre több felhasználó tud együtt dolgozni interneten keresztül, míg az új SharePoint Workspace (korábbi nevén Microsoft Groove), az irodai környezetben zajló közös projektmunkában hoz változást.

Az Office 2010 web-alapú komponensének, az Office Live Workspace-nek http://workspace.officelive.com/ az utóda az Office Web Apps. Az Office Web Apps tartalmazza a Word, Excel, PowerPoint és a OneNote online verzióit (ez utóbbi online tér egy online notesz számára - feljegyzések, linkek, audió és videóanyagok tárolására). Az Office Web Apps segítségével a felhasználók dokumentumokat hozhatnak létre, szerkeszthetik, menthetik azokat és ezekben online módon tudnak együtt dolgozni. A felhasználók bárhol, bármely eszközről (beleértve az intelligens telefonokat is) internetes kapcsolat és egy webböngésző segítségével hozzáférhetnek file-jaikhoz.

Az Office Web Apps ingyenesen hozzáférhető a Windows Live-on keresztül, amely a Microsoft online szolgáltatásainak tárháza (a Windows Live 33 szolgáltatást tartalmaz, mint például a Hotmail emailezést, a SkyDrive file tárhelyet, egy online kontakt-adatbázist, fotógalériát, azonnali üzenetküldést, személyes bloglehetőséget, térképeket, mobiltelefon szolgáltatásokat és így tovább. A Windows Live szolgáltatások teljes listája a következő weboldalon található: http://www.winvistaclub.com/e3.html).

Az Office Web Apps a desktop-alapú megfelelőikhez hasonlóan néznek ki, és jól működnek az Internet Explorer, a Safari és a Firefox webböngésző programokkal. Mindegyik alkalmazás az Office 2007-ből és 2010-ből ismert Menüszalag rendszert kínálja.

Office 2010 verziók és kompatibilitási kérdések

Az Office 2010-nek hat verziója létezik: Starter, Home and Student, Home and Business, Standard, Professional, és Professional Plus. Az Office Standard 2010 és az Office Professional Plus 2010 elérhető a CivilTechen keresztül.

Amennyiben az Ön szervezete már Office 2007-et használ, akkor az Office 2010-re való áttérés viszonylagosan könnyű kell legyen: mindkét termék a menüszalag felületet használja, és mindkettő illeszkedik a Microsoft Office Open XML http://en.wikipedia.org/wiki/Office_Open_XML file formátumaihoz. Az Office 2007-hez hasonlóan az Office 2010 fut a Windows XP-n, a Vista-n és a 7-en. A Microsoft szerint bármely olyan számítógép, amelyen működik az Office 2007, hardware upgrade nélkül frissíthető az Office 2010-re.

Amennyiben lehetséges, a legjobb, ha a szervezeten belül mindenki egyszerre frissít az új verzióra (emlékeztetőül: a Microsoft akár  50 licencadományt tesz lehetővé egy két éves perióduson belül). Amennyiben ez nem lehetséges, akkor előfordulhat, hogy néhány esetben kisebb összehangolásra vagy bizonyos szolgáltatások figyelmen kívül hagyására van szükség.

Mivel mind az Office 2007, mind a 2010 OOXML-t használ, azok a munkatársak, akik a számítógépükön a kettő közül valamelyik verzióval rendelkeznek, file-okat oszthatnak meg egymással, bár lesznek apróbb kinézetbeli különbségek. Ha a munkatársak közül valaki Office 2003-at vagy más hatékonyságnövelő csomagot használ, akkor az Office 2010 felhasználóknak úgy kell megadniuk alapbeállításaikat, hogy a file-okat régebbi Office formátumba mentsék el. Ha van olyan munkatárs, aki Office 2003-mal vagy 2007-tel dolgozik, akkor a szervezeten belül nem mindenki tudja használni a korábban tárgyalt co-authoring, azaz az együttes szerkesztési szolgáltatásokat (bár mindenki használni tudja az Office Web Apps-hez való böngészős hozzáférést).

Új szolgáltatások az Office verziókban (H3)